Organiza tu email en 5 pasos
¡Felicitaciones! Si estás leyendo esto es porque sabes que tienes un problema con tu email y estás buscando solucionarlo.
Hace algo más de un año mi email era un completo desastre. Tenía muchos emails en mi bandeja de entrada, algunos pensaba que podría leerlos un día, otros ni sé por qué estaban ahí. ¿Te suena familiar?
Me costaba trabajo encontrar algún email específico de un cliente entre tantos emails. Me sentía agobiada con un email tan abarrotado. El caso es que yo sabía que no podía seguir así y busqué la forma de organizarlo, pero sobre todo, mantenerlo organizado.
Leí mucho artículos al respecto y armé mi propio plan para organizarlo. Así que, si tu también quieres tener un email organizado, sigue leyendo. Te contaré paso a paso lo que yo hice.
La mayoría de tips involucran Gmail. Sin embargo, si no quieres usar Gmail es probable que puedas aplicar algo similar con otra compañía de correo. Yo recomiendo usar Gmail porque tiene un montón de opciones y plugins que otros no tienen. Además, Gmail es muy confiable entregando emails.
Paso 1: separar mi email personal de mi email profesional
El primer paso para el éxito (de mi email) fue crear una cuenta EXCLUSIVA para trabajo. En mi caso decidí hacer un email con mi dominio maiteuralde.com utilizando los servicios de Google. Esto no es gratis, pero vale la pena además que se ve profesional.
Todas las conversaciones que iba a tener con clientes a partir de ese instante las hice a través de esta nueva cuenta y aplicando todos los siguientes pasos.
Paso 2: utilizar etiquetas
Este paso es clave para la organización. Gmail tiene la opción de crear etiquetas para categorizar los emails. Es muy parecido al sistema de carpetas que tienen otros proveedores. La diferencia es que puedes guardar los emails con varias etiquetas.
Lo que debes hacer:
Piensa las posibles etiquetas y sub-etiquetas que necesitarás para tu email personal y del trabajo.
Por ejemplo, para un email de trabajo puedes tener:
Clientes con sub-etiquetas para cada cliente
Tareas pendientes
Necesitan respuesta
Información importante
Potenciales clientes
Para un email personal puedes tener:
Compras
Bancos
Luz, teléfono, agua, etc.
Necesitan respuesta
Información importante
Newsletters
Para crearlas debes ir a configuración > etiquetas > crear etiqueta nueva. Introduces el nombre de la etiqueta y si quieres que sea una sub-etiqueta, debes seleccionar la opción "anidar etiqueta en: [nombre de la etiqueta madre]"
Para diferenciar visualmente una etiqueta de otra, puedes añadirle color.
Todavía no metas emails en las etiquetas, el próximo paso te ayudará a automatizar el proceso.
Paso 3: utilizar filtros
Los filtros te ayudarán a mover varios emails a una etiqueta de manera automática. Estos filtros los puedes crear de muchas maneras pero los más utilizados son por la dirección del remitente, el asunto o alguna palabra clave.
Los filtros son mi secreto para mantener el orden con el tiempo. Tengo muchos filtros para muchos tipos de emails, que no te de miedo filtrar demasiado.
Algunas ideas para filtros:
Filtro para cada cliente basado en el remitente.
Filtro de newsletters a las que estoy suscrita basado en el remitente.
Filtro para las compañías de luz, agua, etc. Basado en palabras clave.
Para crear un filtro debes ir a configuración > filtros y direcciones bloqueadas > crear un filtro nuevo
Rellenas el o los campos que más se adaptan al tipo de email que quieres filtrar y le das a "crear un filtro con estos criterios de búsqueda". Deberás indicarle a Gmail que hacer con los emails que recibirás que coincidan con el filtro.
Si adicional a esto quieres que TODOS los emails que ya existan sean filtrados también, recuerda marcar la casilla "Aplicar el filtro también a las X conversaciones que cumplen los criterios".
En este punto deberías tener muchos correos organizados en sus etiquetas. Para los que no estén organizados aún, es probable que necesites hacerlo a mano o necesitas seguir filtrando y BORRANDO.
Paso 4: newsletters y suscripciones
Actualmente, ¿a cuántas newsletters estas suscrito? ¿5? ¿20? Yo creo que demasiadas.
Existen emails de tiendas, redes sociales, blogs y muchas cosas más que no necesitamos leer. Si nos damos de baja, tendremos mucho más tiempo libre para otras cosas que no sean revisar el email.
Sé que a muchos nos pasa que pensamos que al darnos de baja nos podemos perder algún artículo, una oferta o alguna noticia importante. ¿Realmente necesitas leer todos esos emails? Yo creo que la mayoría no.
Borrar los emails no es una solución, debemos darnos de baja. Existe una página web llamada https://unroll.me/ que te ayudará a darte de baja de todos las suscripciones que no necesites. Te vas a sorprender de la cantidad de sitios a los que estamos suscritos.
Paso 5: mantenerlo
Este es probablemente el paso más importante y el más difícil. Debes ser capaz de mantener tu email organizado de ahora en adelante. Recuerda siempre crear etiquetas y aplicar filtros para los correos que van llegando y que no encajan en tus etiquetas actuales.
Borrar emails es súper importante. Realmente no querrás gastar todo tu tiempo en leer absolutamente todos tus emails, muchos de ellos pueden ir directo a la basura sin problema.
Espero que encuentres en estos pasos la solución a tu problema de email y que puedas tener una bandeja de entrada más organizada.
