Cómo hacer una cotización o presupuesto + plantilla descargable
La gente siempre me pregunta:
"Maite, ¿cómo hago un presupuesto?"
Y es que normalmente no nos enseñan en ningún lado la estructura básica de un presupuesto. Quizás estoy exagerando pero a mi no me lo enseñaron en ningún lado y a los que me preguntan tampoco.
¡Aquí vamos! Más abajo encontrarás un video donde explico todo :)
El presupuesto, o cotización, es vital para cualquier emprendedor que preste servicios o venda productos. Le indicará a nuestro cliente la inversión que implicará el servicio o producto que solicita. Además, es una excelente oportunidad de convencer a un potencial cliente de que nos compre porque es quizás lo primero que verá de tu trabajo.
Elementos que deben estar incluidos en todas las cotizaciones:
01. Datos del emprendedor
Debes incluir todos los datos de tu emprendimiento como el logo, nombre o razón social, teléfono de contacto y email. Adicional puedes incluir el número de identificación fiscal y la dirección.
02. Datos del cliente
Debes incluir también los datos del cliente como su nombre o razón social, teléfono de contacto y email. Si los tienes, puedes incluir el número de identificación fiscal y la dirección.
03. Descripción
En la descripción debes nombrar cada uno de los servicios o productos que estás cotizando. Más adelante puedes dar detalles.
04. Tiempo
A mí personalmente me gusta indicar en los presupuestos el tiempo estimado de entrega de mis servicios.
05. Precio
Por supuesto, debes indicar el precio de cada servicio o producto que hayas especificado en la descripción.
06. Subtotal, impuesto y total
El subtotal será la suma de los precios de todos los servicios o productos del presupuesto. El impuesto corresponde al monto del impuesto según el porcentaje de tu país (en mi caso que vivo en Panamá es 7%). Por último, el total es la suma del subtotal + impuesto.
07. Otras cosas que debes tener en cuenta
Dependiendo de tu caso, es posible que debas incluir en tu presupuesto otros costes asociados con tu servicio o producto: materiales, servicios de terceros, etc.
Elementos opcionales de una cotización
01. Numeración
Puedes también enumerar tus cotizaciones. En mi caso el sistema que utilizo es el siguiente:
[Siglas del nombre del cliente]+numeración
Digamos que mi cliente se llama Estefanía López, su numeración sería:
EL001 EL002
Este sistema me permite ubicar rápidamente todas las cotizaciones que le haga a Estefanía López.
02. Notas adicionales o condiciones
En las notas yo suelo escribir cómo iniciar el proyecto, en mi caso deben pagarme el 50% por adelantado y aprovecho para colocar las formas de pago (incluyendo mi número de cuenta bancaria).
03. Vigencia
Debes incluir el plazo de vigencia que tienen los precios que estás mencionando. Yo lo menciono directamente en las notas.
04. Detalles de cada servicio o producto
Para evitar confusiones y malos entendidos con mis clientes, en la siguiente página de la cotización incluyo todos los detalles del proyecto que voy a realizar. Esto me permite a mi aclarar cómo funcionan mis servicios y todo lo que pueden esperar.
05. Lo que no está incluido
Muchas veces nos esmeramos en explicar que incluye nuestra oferta y dejamos por fuera lo que no incluye. Siempre es mejor no dejar lugar a las suposiciones y aclarar lo que no está incluido.
En conclusión, si no tienes un formato de presupuesto, es mejor que vayas preparando tu propia plantilla que incluya los elementos que mencioné en el artículo y otros que puedan ser útiles para tu tipo de negocio.
Si no sabes por dónde empezar, te tengo un regalo. La plantilla que yo utilizo para crear mis cotizaciones. Descárgala y adáptala a tu negocio :)
