Aumenta tu productividad trabajando por bloques de tiempo

Aumenta la productividad trabajando por bloques de tiempo

El año pasado redescubrí una técnica para organizar mi tiempo de trabajo que me ha ayudado mucho a enfocarme en lo que debo hacer durante en día. Digo redescubrí porque no es algo nuevo. De hecho todos la hemos usado. 

¿Te acuerdas que en el colegio veíamos una materia a la vez por un período de tiempo fijo semanal? A esto se llama trabajar por bloques de tiempo y funciona muy bien. Si en el colegio nos hubieran puesto varias materias a la vez en un mismo horario hubiera sido un poco complicado concentrarnos, ¿verdad?.

La idea detrás de ésta técnica de productividad es enfocarte en una sola tarea por un período de tiempo establecido previamente. Planificar cada minuto de tu día de trabajo le deja poco espacio a las distracciones. Esto podría lograr que tu semana laboral de 50 o más horas se convierta en una semana de 40 horas súper productivas.

Razones por las que necesitas éste método

  • No logras terminar tus tareas diarias.
  • Te distraes con facilidad.
  • Sientes que no avanzas.
  • Si eres freelance, te puede costar mucho el saber qué hacer y en qué momento hacerlo.

Existen varias formas de trabajar de ésta manera y hoy te voy a explicar dos que yo utilizo a diario.

Lista de tareas - Trabajar por bloques de tiempo

Método 1: La lista de tareas.

  1. Antes de comenzar el día realiza una lista de tareas que debes hacer. Esto lo puedes hacer al final de la tarde del día anterior. 
  2. Divide tu día de trabajo en bloques de una hora o fracciones de 30 minutos.
  3. Reparte las tareas de la lista en los bloques de tiempo.

Ahora que ya tienes las tareas repartidas en tus bloques de tiempo comenzarás a trabajar. En cada bloque de tiempo te enfocarás únicamente en esa tarea. Cuando se termine el tiempo deberás iniciar la siguiente tarea.

Cosas que pasarán:

  • Te sobró tiempo en una tarea: inicia la siguiente tarea.
  • Te faltó tiempo en una tarea: inicia la siguiente tarea. Si te sobra tiempo termina la tarea que te faltó. Si no, termínalo al final del día. Poco a poco aprenderás a calcular mejor el tiempo.
  • No tienes tantas tareas para cubrir los bloques de tiempo: siempre puedes encontrar tareas que hacer para rellenar tus bloques de tiempo. Podrías estudiar algo, trabajar en tus redes sociales, etc.
  • Tendrás interrupciones y por lo tanto tendrás que aplazar algunas tareas.
Bloques de tiempo determinados

Método 2: bloques de tiempo determinados.

Éste es el método que más utilizo. Se trata de dividir tus días en bloques de tiempo determinados para las tareas fijas que realizas a diario. Por ejemplo, en mi caso yo todos los días trabajo en mis clientes, en mi marketing digital y en mejoras de mi marca. Entonces como siempre tengo las mismas tareas he dividido mis días en bloques de tiempo determinados para ocuparme de cada una de las tareas fijas.

Primer bloque: Creación

En algún lado aprendí que es mejor comenzar por lo más tedioso porque es el momento del día cuando más energía tienes. En mi caso, comienzo por mis clientes. Esto no solo incluye trabajar en los proyectos que tenga pendientes con ellos, también puedo buscar nuevos clientes.

Aprovecho éste bloque para mejorar aspectos de mi marca persona como la web o alguna parte de la identidad.

segundo bloque: Promoción

Todas las marcas deberían tener éste bloque presente en algún momento del día. Aquí es cuando trabajo en mis redes sociales principalmente. Planifico mis publicaciones y las programo.

tercer bloque: educación

A mi me gusta colocar un bloque dedicado a aprender algo. Puedo realizar algún curso o leer algún libro o blog que aporte algo a mi marca personal.

Otros bloques

Recuerda siempre pensar en bloques de tiempo para el almuerzo y tareas fijas repetitivas como revisar el email o hacer la lista de tareas del día siguiente.

Cosas que pasarán:

  • Algunos días necesitarás más tiempo para algún bloque específico. Recuerda que nada está grabado en piedra y puedes hacer modificaciones si las necesitas.
  • Algunos días tus tareas serán tan variadas que quizás sea mejor usar el primer método.

En conclusión, se trata simplemente de dividir tu día en pedazos de tiempo y aferrarte a ello logrando así reducir el tiempo que pierdes no haciendo lo que debes.

Si de verdad quieres tomarte en serio tu trabajo y lograr ser más productivo para poder disfrutar más de tu tiempo libre te recomiendo poner en práctica alguno de estos métodos. 

Cuéntame en un comentario qué te parece éste método de trabajo y los problemas de productividad que tienes.

Y recuerda, si te gustó el artículo, dale like y compártelo en tus redes sociales para que todos seamos más productivos.

Maite Uralde

Maite Uralde, Ciudad de panama

Maite Uralde es la diseñadora gráfica, emprendedora digital y blogger apasionada detrás de maiteuralde.com. En su blog encontrarás artículos con tips, consejos y recursos descargables sobre diseño e identidad, redes sociales y emprendimiento.