Cómo organizo y planifico mi semana de trabajo

A mi me encanta organizar mi semana de trabajo con antelación porque esto me permite saber qué tengo que hacer, cuáles son las cosas importantes, cuáles no y así el lunes sé por dónde tengo que empezar.

Así que te enseñaré cuál es mi proceso para organizar la semana:

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Si eres más de videos que de leer, ve el video a continuación :)

Planificación

Particularmente me gusta planificar los viernes por las tardes cuando termino todas mis tareas, aunque evidentemente todos los días no son iguales, por lo que algunos días no puedo y lo dejo para el fin de semana. Así que puedes también hacerlo el sábado o domingo, que tomes una hora para ti, con una buena copa de vino (o lo que te guste), música y comienzas a planificar. 

Brain Dump

Brain Dump significa literalmente “vaciado de la cabeza”, y es lo primero que me gusta hacer antes de llenar mi agenda de cosas, porque muchas veces tenemos en la mente ideas o tareas rondando que nos desconcentran durante la semana. Incluso si estamos con niveles de estrés muy elevados o tenemos el sueño ligero nos pueden afectar a la hora de dormir porque nuestro cerebro recuerda algo y te levantas pensando: “Se me olvidó hacer tal cosa” o “tengo que anotar que debo hacer tal cosa”.

Para que no pase eso a mi me gusta hacer un brain dump sencillo en un papel, te voy a explicar qué es lo que hago:

Yo utilizo una libreta, cuaderno, una hoja o lo que tenga a la mano y comienzo a anotar todo lo que tengo pendiente por hacer y suelo tener categorías para poder hacerlo mejor, por ejemplo:

• Clientes

• Marketing Digital

• Eventos

• Administrativos

• Personales u otros.

En la categoría clientes coloco una lista de los clientes que tengo activos actualmente y anoto las cosas que tengo pendientes de cada uno de ellos para que no se me escape nada y luego sigo con las otras categorías.

De esa forma anoto todo, a veces es sólo una hoja, otras veces son dos o tres dependiendo de qué tan llena de trabajo esté. Recuerda que ésto no es algo para asustarte, que quizás puede parecer muy largo pero no es así, ésto no es todo lo que vamos a hacer en la semana, éstas son todas las cosas que tenemos que hacer en algún momento, bien sea esta semana, la próxima o dentro de un mes.

La verdad no importa si no es muy bonito, la idea es vaciar lo que tenemos en la cabeza y anotar en un papel para no tener esas ideas rondando.

Algo que suelo hacer también es revisar la lista de la semana anterior para mirar qué cosas completé y qué cosas me quedaron pendientes por si hay algo que se me está olvidando.

Depurar

Estos son mis resaltadores favoritos en la vida

Lo siguiente que hago es depurar la lista. A mi me gusta resaltar con color amarillo todas las tareas que yo considero que son importantes, y ojo con eso ya que muchas veces tendemos a pensar que todo en esta vida es importante, pero hay que ser un poco honestos y saber qué cosas realmente son importantes para hacer ésta semana y qué otras pudieran esperar a la semana siguiente o a ésta pero si se dispone de tiempo.

Entonces una vez que resalto todas mis tareas importantes en amarillo, utilizo un segundo resaltador rojo (el color de las alertas) para marcar las tareas que son urgentes.

Tareas que son urgentes son las que voy a planificar para los primeros días de la semana, las demás importantes trato de ubicarlas en los días posteriores, de repente miércoles, jueves o viernes pueden ser un buen día para esas tareas que quizás no son tan urgentes. 

Así que ya teniendo identificadas las tareas que son importantes, urgentes y las que realmente no lo son y pueden esperar, vamos al siguiente paso. 

Agendar

Cómo ya tengo claro lo que voy a hacer ésta semana, voy a pasar toda la información a mi agenda en físico porque soy amante de la papelería y me encantan las agendas de papel, pero también utilizo el recurso del Google Calendar que es un buen amigo porque te envía notificaciones.

En la agenda va todo, tanto reuniones como las tareas que tengo que hacer o simplemente alguna nota que tenga que escribir para algo que no quiera olvidar, pues todo lo anoto en la agenda física.

Las reuniones, cafecitos o algo que tenga horario determinado yo lo apunto en Google Calendar para que no se me olvide porque mi teléfono, mi computadora, mi iPad y todo lo que es electrónico en esta casa suena para avisarme que tengo algún evento.

Hay algo que hago también y es designar días específicos para ciertos tipos de tareas, por lo menos yo he identificado que me gusta comenzar mi semana con temas administrativos, por eso los llamo “los lunes administrativos”, y estos días suelo colocar tareas que son de la parte administrativa o del Marketing Digital de mi empresa, entonces hago durante la mañana del lunes todas estas tareas.

Otros días que tengo designados para cosas específicas son los “jueves de reuniones”. Antes tomaba reuniones los días que mis clientes quisieran o que las personas con las que me iba a reunir pudieran pero realmente sentía que estaba perdiendo mucho tiempo mientras iba a una reunión, volvía de la reunión o si eran digitales como que me interrumpían un poco el proceso de trabajo. 

Así que he designado estos dos días para poder tener reuniones, aunque eventualmente me gustaría reducirlo a un día pero todavía no he llegado allá, así que todavía son martes y jueves.

Los viernes suelo dejarlos un poco libres de tareas de manera que pueda atacar las que no pude terminar en los otros días, porque solemos subestimar las tareas que tenemos o el tiempo que nos va a tomar hacer algo. Además surgen imprevistos durante el día que tenemos que resolver o atacar así que trato de dejar los viernes un poco libres para tratar de hacer todas esas cosas que no me dio tiempo en los otros días. 

Con estos imprevistos que surgen diariamente, es normal que algunos sean urgentes y se tengan que resolver en ese momento porque algún cliente tiene algún “fuego”, o un “incendio forestal” y tengamos que apagarlo. Pero otras cosas que surgen así de imprevistos pueden esperar unos días, entonces hay que tratar de no caer en estado de pánico y pensar: “Debo resolver ya, porque sino…”. Si no es urgente déjalo para luego y sólo apúntalo en tu Brain Dump para que no se te olvide o en tu agenda si ves que puedes hacerlo ésta misma semana pero otro día. 

Otra cosa que hago es no agendar más de dos o tres cosas que son importantes para el mismo día, es decir, que representan un bloque de tiempo importante en mi día porque va a ser literalmente imposible hacer muchas tareas importantes en un mismo día.

Entonces, si hay tareas que son más sencillas o más pequeñas que sé que me van a tomar 5, 10 o 15 minutos, suelo hacerlas al principio o al final del día dependiendo cómo me sienta, pero ataco todas esas tareas pequeñas de una vez.

De repente agendo un bloque de una hora en la mañana o en la tarde para acabar con esas tareas y poder enfocarme en estos proyectos más grandes porque no me gusta, por ejemplo, empezar a trabajar en el proyecto web de un cliente y tener que pausarlo para hacer otra tarea pequeña y luego volver porque me desconcentro un poco.

Así que trato de hacer las tareas grandes de una vez y las pequeñas las agrupo y las hago todas juntas en un bloque de hora en la mañana o en la tarde.

Lo bonito de la planificación es que cada quién puede hacerlo como más le guste o como mejor se adapte a su método de trabajo, ésta es la forma como yo me organizo y por supuesto es un método que va a ir cambiando y evolucionando con el tiempo, no fue así cuando yo comencé, es algo que he ido descubriendo por el camino.

Organizar las tareas de la agenda por colores

El próximo paso que quiero hacer para mejorar mi planificación es tener las tareas de mi agenda organizada por colores, es decir, colocarles algún puntito o subrayarlas con un color en específico por tipo de tarea.

Por ejemplo:

• La categoría clientes que tenga un sólo color

• El tema de Marketing Digital otro color

Con el mismo bolígrafo me cuesta un poco identificar los tipos de tareas y además así puedo ver como un balance en la semana sobre qué cosas estoy haciendo más y qué cosas estoy haciendo menos.

Eso será para otro momento, quizás para el próximo mes implemente ese sistema de leyendas de colores.

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Espero haberte dado alguna idea que puedas implementar en el método de organización que tienes hoy en día y por supuesto que son bienvenidas tus recomendaciones e ideas, déjalas en un comentario porque así las otras personas cool de ésta comunidad van a poder leerlas y aplicarlas en su día a día.

Por último, si te gustó éste artículo no olvides compartirlo con alguna persona a la que tú pienses que le pueda ser útil éste tema de la planificación y organización, porque además como siempre digo:

¡Compartir está de moda!

Un abrazo,